旅するデジカメ〜札幌発東京定住日記

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zoom RSS 電話の話 その2

<<   作成日時 : 2014/04/19 23:00   >>

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 職場における「外線電話の取り次ぎ」は大いなる時間のムダだ、ということを長々と書いたばかりなのだが、もう一点、日ごろの仕事における電話のやりとりについて、思うところを書いておきたい。

 仕事先の相手に電話で連絡する必要が生じた場合、ファーストコンタクトは、相手の職場の固定電話か、それとも名刺に番号が刷り込まれている携帯電話か。

 「携帯電話は非常用の連絡手段である」が何と無くの常識だった1990年代に社会人生活を始めているせいもあって、ビジネスの相手からのファーストコンタクトが携帯に入って来ると、ちょっぴり驚いてしまう性分である。私は、通常の仕事の相手の携帯に電話をかけることは、原則としてしない。理由は、電話に出る相手の状況がまったく予想がつかないから。大事な会議や商談の最中かも知れないし、電車で移動中かも知れないし、食事中かも知れないし、もしかしたらトイレにいるかも知れない。そういうところに携帯着信させて、「げ、この番号は誰だ?」「携帯まで、何の緊急用件だ?」「コールバックしなきゃなんねー、面倒くさいぜぇ!」なんて思わせてしまうのが、なんとも相手に申し訳なく思ってしまうのである。

 オフィスの固定電話に掛けて相手が出れば、少なくとも相手は席にいて、仕事に向けて臨戦態勢で、机の上には仕事の書類があり、目の前のPCは電源ONですぐに参照可能な状態にある、くらいの想定はできる。大事な話してあればあるほど、準備ができているらところに掛けたいし、それは相手に対してすべき配慮でもあろうと思う。それに前にも書いたことがあるが、オフィス卓上の固定電話に比べると、携帯電話は音質が悪く、こっちの言っていることをきちんと理解させ、相手の言葉を正しく聞き取るには不向きだ。小型軽量という携帯電話の構造上、こればかりはどうしようもない。だから、仕事の関係者でもよほど親しい(年に何度か夜の酒席を共にできるくらいに)か、よほどの緊急時でない限り、相手の職場の固定電話にコンタクトすることにしている。

 けれども世の中には、ファーストコンタクトから「いきなり携帯」を流儀としている人もそれなりにいて、数日前に名刺交換をしたばかりの人から携帯が鳴ることも、しょっちゅうとは言わないまでも、月に何回かは必ずある。「電話は携帯」が常識化した若い世代(2000年代以降に社会人になった世代)にそういう傾向が顕著かと言うと、そういうわけでもなく、「いきなり携帯」の人の中には、私より先輩の人もかなりいる。

「いきなり携帯」には合理的な面もあるが・・・
 とは言え私は、職場の固定電話ではなく携帯電話に掛けて来る人たちの気持ちが、よくわかる。確実に相手につながる、何かの理由で出れなくても着信記録が残るからコールバックしてくる可能性が高い、という「リーチ率の高さ」がまず一つ。それから、職場にかけて本人以外が応答し、取り次いでもらうまでの余計な時間を省けるという「合理性」が、もう一つ。それから、相手の職場の社員に電話の取り次ぎで手間を取らせるのは申し訳ない(前回さんざん書いたように、電話の取り次ぎのために日本中のオフィスで日々膨大な時間が費やされているであろうことは間違いないのだから)という「相手の職場への配慮」、「いきなり携帯」が流儀の人たちの心理を分析すると、こんなところだろう。それはそれで、もっともだな、とは思う。特に三点目。外出機会がなく、一日中オフィスにいて電話を取らなければならない立場の人からすれば、「携帯を知ってるなら、本人の携帯に直接かけてくれぇぇぇ!」と言いたいのがホンネだろうと思う。

 結局のところ、電話に出る相手への配慮か、確実に相手を捕まえたい自分の都合か、(自分以外の用件で)電話はなるべくかかって来てほしくない会社の都合か、どれを優先するのか、ということになるのだろう。ただ、しょうがないとは思いつつも、私の感覚からすれば、携帯電話にはなるべくかかって来てほしくないものだし、大事な用件はオフィスの電話で話したい。そう思う。

 こういったことを解決するには、やはり、オフィスに電話回線は1人1本。留守電も付け、その電話は本人以外に出る必要がないようにする。こういう方法が最良なのではないだろうか。IP回線など、安価に大量の番号を使用する方法など、いくらでもあるでしょう。

 きのうと同じ結論になるが、経営者の皆さん、社員と電話のありよう、本気で考え直してみてはどうだろうか。



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